Existen 3 niveles de uso del programa bien diferenciados:
* Usuarios de la aplicación –>
o Los usuarios son individuos que trabajan con los módulos de la aplicación a los que tienen acceso.
o Unicamente utilizan y acceden a los módulos que necesitan para realizar su trabajo diario.
o Un usuario que no fuese a su vez administrador, en principio, no debería tener acceso a las opciones de configuración del programa. Así, un usuario de compras, tendría acceso restringido a ventas de solo lectura. O un operario de fabricación tendría unicamente acceso a imputar horas de trabajo en sus propias tareas.
* Administradores de la aplicación –>
o Son los que gestionan y asignan los permisos del resto de los usuarios y configuran los módulos según requerimientos de la empresa. Por ejemplo, si la empresa tiene un único almacén, darán de alta este almacén. En otra empresa, quizás hay una estructura compleja de almacenes que es necesario configurar.
o Un administrador, no modifica el sistema de base, pero sí es capaz de configurarlo para que los módulos existentes estén adaptados a las necesidades de la empresa en la que esté implantada la aplicación.
o En empresas complejas, pueden existir varias figuras de administrador que configuren únicamente las áreas que les están permitidas.
o Un administrador debe conocer perfectamente los workflows y procesos de negocio del área que gestiona para poder realizar correctamente esta configuración.
o Los administradores son usuarios avanzados de la aplicación. Realizan lo que en otros ERPs se denominan el Customizing o Personalización de los módulos.
* Desarrolladores de la aplicación.
o Posiblemente, no tengan porqué conocer los ciclos y procesos de la empresa, pero conocen internamente cómo están montados los módulos y son capaces de modificar la programación de la aplicación para añadir nuevos o cambiar el comportamiento de los existentes.
o En ocasiones el desarrollador puede realizar tareas de administración y viceversa.
Puesto que hay 3 niveles de uso del programa, intentaremos categorizar los manuales de usuario que publiquemos, en estos 3 grupos, de tal forma que los usuarios puedan acceder a los Manuales de usuario, los administradores a Manuales de administración y los desarrolladores a Manuales de desarrollo.